Nhận gia công áo mưa cho xưởng lớn là cách nhiều xưởng nhỏ bắt đầu: bên đặt giao nguyên liệu (có khi cả chi tiết đã cắt), xưởng nhỏ hàn hoặc may, kiểm, đóng gói, rồi nhận tiền công theo chiếc. Ưu điểm là không lo đầu ra và không phải ứng vốn nguyên liệu; nhược điểm là đơn giá công mỏng, phụ thuộc lịch của bên đặt, và dễ chịu thiệt nếu trách nhiệm hàng lỗi, hao hụt không được ghi rõ.
Bài này đi qua những điểm cần thống nhất trước khi nhận lô đầu: cách tính đơn giá công, định mức và hao hụt nguyên liệu, giao nhận, trách nhiệm hàng lỗi, thanh toán, và cách giảm rủi ro phụ thuộc. Số liệu đều là ví dụ giả định; hợp đồng viết theo nguyên lý, đơn lớn nên hỏi người có chuyên môn pháp lý.
Gia công khác tự sản xuất ở đâu
Khi tự sản xuất, xưởng mua nguyên liệu, làm áo, tự bán; lãi lỗ phụ thuộc giá bán và tồn kho. Khi gia công, xưởng bán sức lao động và máy móc: nguyên liệu thuộc về bên đặt, thành phẩm thuộc về bên đặt, xưởng nhận công. Rủi ro tồn kho, rủi ro giá bán gần như không còn, nhưng rủi ro về năng suất, tỉ lệ lỗi và hao hụt nguyên liệu thì xưởng chịu.
Vì nguyên liệu không phải của mình, mọi chênh lệch về số lượng đều là tiền: thiếu một ít chi tiết, cắt hỏng vài chiếc, hàn cháy vài đường, cuối lô có thể phải bồi thường bằng giá nguyên liệu, trong khi tiền công mỗi chiếc nhỏ hơn nhiều. Đây là lý do những thoả thuận về định mức và hao hụt quan trọng không kém đơn giá.
Gia công cũng là trường học tốt: xưởng nhỏ học được quy trình, tiêu chuẩn kiểm, cách đóng gói của xưởng lớn, và có dòng tiền đều trong lúc xây dựng đầu ra riêng.
Tính đơn giá công: những gì phải nằm trong con số
Đơn giá công không chỉ là tiền trả thợ. Bảng dưới liệt kê các khoản cần tính, với cách ước lượng; con số cụ thể của mỗi xưởng khác nhau.
| Khoản | Cách ước lượng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Công thợ trực tiếp | Thời gian làm một chiếc × mức công theo giờ | Đo thời gian thật trên vài chục chiếc đầu, không đo chiếc nhanh nhất |
| Điện, khí nén, vật tư phụ | Chi phí tháng chia cho số chiếc làm được | Máy hàn, máy dán băng tốn điện |
| Khấu hao, sửa chữa máy | Phần chi phí máy chia theo sản lượng | Điện cực, đệm nhiệt, phụ tùng thay |
| Mặt bằng, quản lý | Chi phí cố định chia theo sản lượng | Mùa thấp điểm sản lượng ít, phần này mỗi chiếc lớn hơn |
| Hao hụt, làm lại | Tỉ lệ lỗi thực tế × chi phí làm lại | Ghi lại từ lô thử |
| Lợi nhuận và dự phòng | Theo mức xưởng chấp nhận | Không nhận đơn mà sau khi trừ hết vẫn lỗ |
Ví dụ giả định: một xưởng đo được thời gian hàn và hoàn thiện một chiếc áo, nhân với mức công theo giờ, cộng các khoản trên chia theo sản lượng tháng. Con số ra là đáy đơn giá; xưởng đặt có thể trả thấp hơn, và khi đó cần biết mình đang chấp nhận lỗ ở khoản nào.
Đơn giá theo chiếc nên phân biệt theo kiểu và size: áo bộ nhiều đường nối tốn công hơn áo cánh dơi, size lớn tốn hơn size nhỏ.
Giao nhận nguyên liệu và chi tiết cắt
Mọi tranh chấp về số lượng đều bắt đầu từ một lần giao nhận không đếm kỹ. Quy trình dưới đây tốn thêm một ít thời gian mỗi lô nhưng bảo vệ xưởng.
- Nhận nguyên liệu kèm phiếu giao ghi loại, số cuộn, số mét hoặc khối lượng; với chi tiết đã cắt thì ghi số bộ theo size.
- Đếm, cân hoặc đo ngay khi nhận, trước mặt người giao nếu có thể; ký biên bản ghi số thực nhận.
- Kiểm nhanh chất lượng: cuộn có lỗi, chi tiết cắt có lệch khuôn, thiếu chi tiết; ghi vào biên bản kèm ảnh.
- Cất nguyên liệu của bên đặt riêng, có nhãn, không trộn với nguyên liệu của xưởng hay của khách khác.
- Khi giao thành phẩm, kèm bảng đối chiếu: nguyên liệu nhận, thành phẩm giao, hao hụt trong định mức, phần thừa trả lại.
- Trả lại nguyên liệu thừa và rìa nếu thoả thuận yêu cầu, có biên bản.
Biên bản không cần phức tạp, nhưng phải có chữ ký hai bên và số liệu cụ thể. Lời hứa miệng "cứ làm đi, thiếu tính sau" là nguồn tranh chấp hay gặp nhất.
Định mức và hao hụt: thống nhất trước khi làm
Định mức do ai đặt. Bên đặt thường có định mức của họ. Trước khi nhận, làm thử một lô nhỏ để kiểm định mức đó có thực tế với máy và tay nghề của xưởng không.
Tỉ lệ hao hụt cho phép. Ghi rõ tỉ lệ hao hụt nguyên liệu được chấp nhận (ví dụ giả định: vài phần trăm cho chi tiết cắt hỏng, đầu cuộn), vượt mức thì ai chịu.
Lỗi do nguyên liệu. Cuộn lỗi, chi tiết cắt sai khuôn từ bên đặt dẫn tới áo lỗi thì không phải lỗi xưởng. Ghi lại ngay khi phát hiện, có ảnh, báo bên đặt trước khi làm tiếp.
Thay đổi giữa chừng. Bên đặt đổi vật liệu, đổi kiểu giữa lô thì định mức và đơn giá có thể phải tính lại. Thống nhất nguyên tắc này trước.
Phần thừa và rìa thuộc về ai. Nguyên liệu thừa sau lô và rìa cắt có giá trị. Thoả thuận trả lại, giữ lại trừ vào công, hay xử lý ra sao, để cuối lô không có tranh cãi.
Ghi lại hao hụt thật của từng lô. Sau vài lô, xưởng có số liệu của chính mình để thương lượng lại định mức nếu định mức ban đầu quá chặt so với thực tế.
Hàng lỗi: ai chịu, chịu đến đâu
Thoả thuận về hàng lỗi nên trả lời bốn câu: tiêu chuẩn đạt là gì (thường là mẫu chuẩn và danh sách lỗi của bên đặt), ai kiểm và kiểm thế nào khi giao, lỗi phát hiện sau khi giao trong bao lâu thì còn được khiếu nại, và mức bồi thường tính thế nào.
Phổ biến là xưởng gia công sửa hoặc làm lại áo lỗi do mình, không tính công; nếu không làm lại được thì bồi thường giá trị nguyên liệu đã hỏng. Điều cần tránh là điều khoản bắt xưởng bồi thường theo giá bán thành phẩm của bên đặt, vì con số đó lớn hơn rất nhiều so với tiền công nhận được.
Hỏi rõ bên đặt dùng phương pháp kiểm nào khi nhận hàng, lấy mẫu bao nhiêu, mức chấp nhận ra sao; nếu bên đặt dùng phương pháp lấy mẫu theo AQL, đề nghị ghi rõ mức kiểm và mức AQL. Xưởng tự kiểm theo cùng tiêu chuẩn trước khi giao là cách tốt nhất để không bị trả hàng.
Với lỗi tranh cãi, đề nghị kiểm chung, cùng thử nước, cùng soi đường hàn. Giữ lại mẫu chuẩn đã ký của lô đó cho đến khi thanh toán xong và hết thời hạn khiếu nại.
Thanh toán theo lô và rủi ro phụ thuộc một khách
Thanh toán gia công thường theo lô hoặc theo kỳ, sau khi bên đặt nghiệm thu. Ghi rõ thời hạn thanh toán sau nghiệm thu, cách xử lý khi chậm, và hình thức chứng từ. Xưởng nhỏ trả công thợ hằng tuần hay hằng tháng, nên một lô chậm thanh toán có thể làm thiếu tiền lương ngay.
Rủi ro lớn nhất của xưởng gia công là phụ thuộc một khách. Khi bên đặt cắt đơn, chuyển sang nơi khác hay chính họ gặp khó, xưởng mất gần hết việc trong một lần. Một nguyên tắc thận trọng là không để một khách chiếm gần như toàn bộ sản lượng trong thời gian dài; dành một phần năng lực cho khách thứ hai, cho đơn in logo của doanh nghiệp, hay cho hàng tự bán.
Ví dụ giả định: một xưởng dành phần lớn năng lực cho một khách gia công chính, phần còn lại nhận đơn nhỏ của vài cửa hàng. Khi khách chính giảm đơn giữa mùa, xưởng vẫn còn việc để giữ thợ và có thời gian tìm khách thay thế.
Đừng mua thêm máy, thuê thêm mặt bằng chỉ dựa trên lời hứa sản lượng miệng của một khách. Nếu khách thật sự cần năng lực lớn hơn, hãy đề nghị cam kết bằng văn bản về sản lượng tối thiểu.
Hợp đồng gia công: các mục nên có
Danh sách dưới đây là khung nguyên lý để hai bên trao đổi. Với đơn lớn hay dài hạn, nên nhờ người có chuyên môn pháp lý xem hợp đồng trước khi ký.
- Sản phẩm, kiểu áo, mẫu chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật và danh sách lỗi.
- Số lượng, lịch giao theo lô, nơi giao.
- Nguyên liệu do ai cung cấp, cách giao nhận, định mức, hao hụt cho phép, xử lý nguyên liệu thừa.
- Đơn giá công theo kiểu, size; điều kiện điều chỉnh khi bên đặt thay đổi yêu cầu.
- Cách kiểm và nghiệm thu, thời hạn khiếu nại, trách nhiệm và mức bồi thường hàng lỗi.
- Thanh toán: thời hạn, chứng từ, xử lý chậm trả.
- Bảo mật mẫu mã, khuôn của bên đặt nếu họ yêu cầu.
- Chấm dứt hợp đồng, xử lý hàng đang làm dở và nguyên liệu còn lại.
Hợp đồng không làm hai bên mất lòng; ngược lại, nó giúp cả hai biết rõ mình đang cam kết gì. Bên đặt chuyên nghiệp thường có sẵn mẫu hợp đồng; đọc kỹ từng mục trước khi ký, nhất là mục bồi thường.
Năng suất: đo thật trước khi hứa sản lượng
Bên đặt thường hỏi: mỗi tuần xưởng giao được bao nhiêu chiếc. Trả lời theo cảm giác rất dễ hứa quá sức, nhất là vào mùa cao điểm khi bên đặt cần hàng gấp. Hãy đo năng suất thật trên lô thử: số chiếc mỗi máy mỗi giờ, trừ thời gian chỉnh máy, đổi cuộn, kiểm, nghỉ giải lao, ngày thợ vắng.
Ví dụ giả định: lô thử cho thấy một máy hàn làm được một số chiếc mỗi giờ trong điều kiện tốt. Nhân với số giờ làm thật mỗi ngày và hệ số an toàn cho những trục trặc, ra con số cam kết hằng tuần thấp hơn mức tối đa, nhưng giữ được.
Khi muốn tăng năng suất, nhìn vào chỗ tắc của chuyền trước khi mua thêm máy: có khi cả xưởng chờ một khâu kiểm, một máy dập khuy, hay chờ nguyên liệu từ bên đặt. Sắp xếp lại thứ tự công việc, chuẩn bị chi tiết trước cho ca sau, thường tăng sản lượng mà không tốn vốn.
Báo trước cho bên đặt khi có nguy cơ trễ lô, kèm lý do và lịch mới. Một xưởng gia công được tin cậy không phải xưởng không bao giờ trễ, mà là xưởng báo sớm và giữ lời hứa mới.
Câu hỏi thường gặp
Nhận gia công áo mưa có cần đăng ký kinh doanh không?
Hoạt động gia công thường xuyên thường phải đăng ký kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ thuế, hoá đơn theo quy định. Bên đặt là doanh nghiệp thường cũng cần chứng từ hợp lệ. Hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế nơi đặt xưởng.
Đơn giá gia công tính theo chiếc hay theo giờ?
Phổ biến là theo chiếc, phân biệt theo kiểu và size. Để đặt giá đúng, xưởng cần đo thời gian thật làm một chiếc và cộng đủ chi phí điện, máy, mặt bằng, hao hụt. Đơn giá theo giờ hiếm hơn, hợp với việc sửa hàng hay việc lặt vặt.
Nguyên liệu bị thiếu so với phiếu giao thì sao?
Đếm, cân hoặc đo ngay khi nhận và ghi số thực nhận vào biên bản có chữ ký hai bên. Không ký nhận đủ khi chưa đếm. Phát hiện thiếu sau khi đã ký thì rất khó chứng minh.
Áo lỗi do cuộn nguyên liệu kém thì xưởng gia công có phải chịu không?
Nếu lỗi bắt nguồn từ nguyên liệu bên đặt giao và xưởng đã báo kịp thời có ảnh, biên bản, thường không phải lỗi của xưởng. Thoả thuận này nên được ghi rõ trong hợp đồng.
Có nên nhận gia công cho một khách duy nhất?
Giai đoạn đầu có thể chấp nhận, nhưng về lâu dài nên tránh để một khách chiếm gần hết sản lượng. Dành một phần năng lực cho khách khác hoặc hàng tự bán để không mất hết việc khi khách chính cắt đơn.
Mức bồi thường hàng lỗi bao nhiêu là hợp lý?
Không có mức chung. Thông lệ là xưởng sửa hoặc làm lại áo lỗi do mình không tính công, nếu không được thì bồi thường giá trị nguyên liệu hỏng. Cẩn thận với điều khoản bồi thường theo giá bán thành phẩm; hỏi người có chuyên môn pháp lý với đơn lớn.