Với sự kiện ngoài trời, áo mưa in logo thường là poncho: một cỡ vừa nhiều người, mặc nhanh, gấp gọn trong túi nhỏ. Quyết định quan trọng nhất là poncho dùng một lần hay poncho dùng lại được, và ước số lượng sao cho đủ khi trời mưa mà không thừa cả thùng khi trời nắng.
Sự kiện còn có một rủi ro mà quà tặng không có: mưa giông kèm sét. Áo mưa giúp khách khô người nhưng không bảo vệ khỏi sét. Kế hoạch áo mưa vì vậy phải đi cùng kế hoạch tạm dừng chương trình và chỗ trú an toàn.
Bài viết cho người tổ chức giải chạy, hội chợ ngoài trời, lễ hội, hoạt động cộng đồng. Số liệu minh hoạ là ví dụ giả định.
Áo mưa ở sự kiện: đồ dự phòng hay món quà chính
Có hai cách dùng áo mưa ở sự kiện, và chúng dẫn đến hai đơn hàng khác hẳn. Cách thứ nhất là đồ dự phòng: chỉ phát khi trời mưa, mục tiêu là khách không ướt và chương trình tiếp tục. Cách thứ hai là quà chính: mọi người tham dự đều nhận, có mưa hay không, như một vật kỷ niệm mang logo.
Với đồ dự phòng, điều quan trọng là số lượng đủ, phát nhanh, và giá mỗi chiếc thấp vì có thể không dùng tới. Poncho mỏng là lựa chọn phổ biến, nhưng nên tính trước phương án cất giữ phần không dùng cho sự kiện sau, để không phải bỏ đi.
Với quà chính, poncho phải đủ bền để người nhận mang về dùng tiếp; nếu không, nó trở thành rác ngay sau buổi. Khi đó nên chọn poncho dùng lại, có túi đựng, logo in bền, và tính chi phí như một món quà chứ không như đồ tiêu hao.
Hãy viết rõ trong kế hoạch sự kiện đơn áo mưa thuộc loại nào. Lẫn lộn hai mục đích là cách nhanh nhất để vừa tốn tiền vừa không ai hài lòng.
Poncho dùng một lần hay poncho dùng lại
Hai loại khác nhau về vật liệu, độ bền, cách in và câu chuyện rác thải. Bảng dưới đặt chúng cạnh nhau ở những điểm người tổ chức hay phải cân nhắc.
| Tiêu chí | Poncho dùng một lần (PE mỏng) | Poncho dùng lại (EVA dày, vải phủ chống thấm) |
|---|---|---|
| Độ bền | Rách nếu vướng, gió mạnh dễ toạc | Dùng được nhiều mùa nếu bảo quản tốt |
| In logo | Mực khó bám nếu bề mặt chưa xử lý; logo dễ trầy | Bám tốt hơn, logo bền hơn |
| Chi phí mỗi chiếc | Thấp | Cao hơn nhiều lần (ví dụ giả định: gấp vài lần poncho mỏng) |
| Thể tích cất giữ | Rất gọn | Gọn vừa phải, cần túi đựng |
| Khả năng giữ lại cho sự kiện sau | Được nếu chưa mở túi, cất nơi khô mát | Được, kể cả khi đã dùng nếu được làm sạch |
| Rác sau sự kiện | Nhiều; phần lớn bị bỏ lại tại chỗ | Ít; người nhận mang về |
| Hợp khi | Đồ dự phòng cho đông người, sự kiện một lần | Quà chính, sự kiện thường niên, đội tình nguyện |
Có một phương án ở giữa: phát poncho dày cho đội tình nguyện, ban tổ chức (dùng lại năm sau), và phát poncho mỏng dự phòng cho khách. Logo in trên cả hai để đồng bộ hình ảnh.
Ước số lượng cho đủ mà không thừa
Không có công thức chính xác, vì phụ thuộc thời tiết hôm đó, tỉ lệ khách tự mang áo mưa, và khách ở lại hay về khi trời đổ mưa. Cách hợp lý là bắt đầu từ số người dự kiến có mặt cùng lúc tại khu vực ngoài trời, chứ không phải tổng số vé.
Ví dụ giả định: một hội chợ có 3.000 lượt khách trong ngày nhưng cùng một lúc chỉ khoảng 800 người ở khu ngoài trời. Nếu ước một nửa trong số đó không có áo mưa riêng, số poncho dự phòng cần sẵn ở thời điểm mưa là khoảng 400, cộng thêm phần cho ban tổ chức và tình nguyện viên. Đặt tròn lên một chút để không phải từ chối khách giữa cơn mưa.
Với giải chạy hay sự kiện mà mọi người cùng có mặt ở vạch xuất phát, phép tính khác: hầu như mọi người tham gia đều cần áo nếu mưa trước giờ xuất phát. Khi đó áo thường đi kèm bộ đồ nhận trước ngày chạy, và số lượng bằng số người đăng ký.
Ghi lại số đã phát, số còn lại và thời tiết hôm đó. Dữ liệu của một hai lần tổ chức giúp lần sau ước sát hơn nhiều so với mọi phép đoán.
Bố trí kho và điểm phát tại sự kiện
Cơn mưa ở sự kiện thường đến nhanh. Áo nằm trong kho ở cuối khu tổ chức thì đến khi mang ra được, khách đã ướt hoặc đã bỏ về.
- Chia áo về nhiều điểm phát gần lối vào, khu sân khấu, khu ăn uống, mỗi điểm có thùng áo sẵn, che mưa cho thùng.
- Giao cho mỗi điểm một người phụ trách, biết số lượng ở điểm mình và cách báo khi sắp hết.
- Mở sẵn một ít áo khỏi thùng khi bầu trời bắt đầu tối, để phát nhanh khi mưa xuống.
- Ưu tiên người già, phụ nữ mang thai, người bế trẻ nhỏ, người khuyết tật ở hàng đầu.
- Phát kèm lời nhắc ngắn: không chen lấn, không đứng dưới gốc cây đơn độc nếu có sấm sét, đi theo hướng dẫn của ban tổ chức.
- Sau cơn mưa, gom lại áo chưa phát về một chỗ, đếm, ghi sổ, cất nơi khô.
Với giải chạy, đặt thêm điểm phát ở khu xuất phát và khu về đích, nơi người chạy đứng chờ lâu nhất và dễ bị lạnh nhất khi mưa.
An toàn khi có mưa giông: áo mưa không chống được sét
Đây là phần không được đánh đổi. Khi nghe sấm hoặc thấy chớp, khu vực ngoài trời không còn an toàn, dù mọi người đã mặc áo mưa. Các hướng dẫn an toàn sét của cơ quan khí tượng nhiều nước đều nhấn mạnh ý: nghe thấy sấm nghĩa là đang ở trong tầm có thể bị sét đánh, cần vào chỗ trú an toàn như toà nhà kiên cố hoặc xe ô tô kín.
Kế hoạch sự kiện ngoài trời nên có sẵn tiêu chí tạm dừng chương trình khi có giông, người có quyền ra quyết định, chỗ trú cho khách, và cách thông báo trên loa. Áo mưa là để khách khô người trong mưa thường, không phải lý do để tiếp tục chương trình khi trời giông.
Poncho dài, rộng cũng có rủi ro riêng: gió mạnh làm vạt áo bay, che tầm nhìn; người chạy giẫm lên vạt và ngã; trẻ em trùm kín đầu không nhìn thấy đường. Nhắc khách kéo mũ trùm vừa đủ để nhìn rõ, buộc gọn vạt nếu áo quá dài, và cha mẹ chỉnh áo cho trẻ không che mặt.
Khu vực có nguy cơ ngập, sân khấu có điện, đường dây kéo tạm đều cần được kiểm tra lại khi mưa lớn. Đó là trách nhiệm của ban tổ chức và đơn vị kỹ thuật, theo quy định an toàn hiện hành.
Rác nhựa sau sự kiện: tính trước thay vì dọn sau
Hình ảnh cả bãi cỏ phủ poncho rách sau một sự kiện mang logo của bạn không phải điều doanh nghiệp nào muốn. Vài việc làm trước giúp giảm hẳn lượng rác.
- Chọn poncho dùng lại cho những người sẽ dùng nhiều lần (ban tổ chức, tình nguyện viên).
- Đặt thùng thu gom áo mưa đã dùng ở lối ra, ghi rõ bằng hình vẽ, tách khỏi rác thực phẩm.
- Khuyến khích khách tự mang áo mưa trong thông báo trước sự kiện.
- Không mở túi áo khi chưa cần; áo còn nguyên túi có thể giữ cho lần sau.
- Hỏi đơn vị thu gom rác của địa phương về cách xử lý màng nhựa mỏng đã dùng, thay vì tự hứa "tái chế" khi chưa chắc có nơi nhận.
- Ghi lại số áo thu gom được để lần sau ước tỉ lệ dùng thật.
Đừng in lên áo những khẩu hiệu môi trường nếu chính chiếc áo đó sẽ bị bỏ sau một giờ dùng. Người tham dự nhận ra sự mâu thuẫn rất nhanh.
Logo cho poncho sự kiện: vài điều riêng
In một màu, vị trí lưng. Poncho phồng gió, gấp nếp nhiều; logo một màu ở lưng là đủ nhận diện trong ảnh chụp đám đông từ trên cao hoặc từ phía sau.
Màu poncho đồng bộ với màu sự kiện. Một màu poncho thống nhất cho khách tạo hình ảnh đẹp khi chụp ảnh toàn cảnh. Ban tổ chức và tình nguyện viên dùng màu khác để khách dễ tìm người hỗ trợ.
In lên túi thay vì lên áo khi áo quá mỏng. Với PE rất mỏng, in lên túi đựng hoặc thẻ kèm theo rẻ và rõ hơn in lên áo.
Đừng in ngày tháng lên áo dùng lại. Áo có in ngày sự kiện cụ thể khó dùng lại cho lần sau. Logo và tên chương trình chung thì dùng được nhiều năm.
Nhà tài trợ nhiều bên. Sự kiện có nhiều nhà tài trợ muốn có mặt trên áo dễ biến poncho thành tấm bảng chi chít. Thống nhất sớm một logo chính trên lưng, các bên khác in trên túi đựng hoặc bảng cảm ơn tại sự kiện.
Duyệt mẫu ngoài trời. Nhìn mẫu poncho trải trên bàn khác hẳn nhìn khi có người mặc giữa gió. Nhờ một người mặc thử, đứng ngoài sân, chụp từ xa và từ trên cao như máy ảnh của ban truyền thông sẽ chụp.
Chi phí cho một thứ có thể không dùng tới
Áo mưa dự phòng là khoản chi khó giải trình: nếu trời nắng, cả thùng áo nằm nguyên, và người duyệt ngân sách hỏi vì sao phải mua. Cách giải trình hợp lý là coi đó như một khoản phòng rủi ro, đặt cạnh hậu quả nếu không có: khách bỏ về giữa chương trình, ảnh sự kiện toàn người ướt sũng co ro, nhà tài trợ không hài lòng.
Để khoản chi này đỡ lãng phí, có ba cách hay dùng. Một là đặt poncho in logo chung, không ghi ngày, để dùng lại cho các sự kiện trong năm. Hai là thoả thuận với nhà cung cấp về một lô nhỏ đặt trước và một lô bổ sung giao gấp nếu dự báo sát ngày cho thấy mưa. Ba là kết hợp áo mưa vào quà của người tham dự, để dù trời nắng áo vẫn có người mang về.
Ví dụ giả định: một ban tổ chức tổ chức bốn sự kiện ngoài trời mỗi năm, đặt một lô poncho dùng chung, mỗi lần mang ra phần cần thiết và cất lại phần còn nguyên túi. Sau một năm, số áo bỏ đi giảm hẳn so với cách mỗi sự kiện đặt riêng một lô có in ngày.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt áo mưa sự kiện khi dự báo còn chưa chắc có mưa không?
Với sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, có áo dự phòng gần như luôn hợp lý. Có thể đặt số lượng vừa phải và thoả thuận với nhà cung cấp về việc giao bổ sung gấp nếu dự báo sát ngày cho thấy mưa lớn, hoặc giữ phần chưa dùng cho sự kiện sau.
Poncho cho trẻ em tại sự kiện cần lưu ý gì?
Dùng cỡ nhỏ riêng, không để trẻ mặc poncho người lớn dài chạm đất vì dễ vấp ngã. Mũ trùm không được che mắt, không có dây rút quanh cổ. Cha mẹ nên chỉnh áo cho trẻ và không để trẻ chạy giữa đám đông khi mặc áo dài.
Có thể xin lại phần áo chưa dùng từ nhà cung cấp không?
Một số nơi chấp nhận nhận lại áo còn nguyên túi nếu thoả thuận từ đầu, nhưng áo đã in logo riêng thì họ khó bán lại. Thường thì giữ lại cho sự kiện sau hợp lý hơn; ghi điều khoản này vào thoả thuận nếu muốn.
Áo mưa sự kiện nên phát trước hay chỉ phát khi trời mưa?
Phát trước tiện cho khách nhưng nhiều áo sẽ bị bỏ nếu trời không mưa. Chỉ phát khi mưa tiết kiệm hơn nhưng cần điểm phát nhanh, đủ người. Giải chạy thường phát trước kèm bộ đồ; hội chợ thường phát khi mưa.
Khi có sét, khách mặc áo mưa ở lại khu vực ngoài trời có sao không?
Không an toàn. Áo mưa không bảo vệ khỏi sét. Khi nghe sấm, ban tổ chức nên tạm dừng hoạt động ngoài trời và hướng dẫn khách vào chỗ trú kiên cố, theo kế hoạch an toàn đã chuẩn bị.
Cất poncho dư cho sự kiện năm sau thế nào?
Giữ nguyên túi, đóng thùng kín, cất nơi khô, mát, tránh nắng và không đè nặng. Trước sự kiện năm sau, mở thử vài chiếc xem có dính lớp, giòn hay đổi màu không rồi mới dùng.